Taslak metin — avukat onayı bekliyor. Onay gelene kadar bağlayıcı değildir; köşeli parantez içindeki alanlar doldurulacaktır.
HotelDing Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni
Bu metin, hotelding.com ve app.hotelding.com adreslerindeki HotelDing otel yönetim yazılımını ("Hizmet") kullanırken kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini açıklar. Dayanak: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili Kurul kararları; yurt dışı müşteriler için GDPR ile uyumlu yapı.
1. Kapsam ve roller
HotelDing iki ayrı rolde veri işler. Otel hesapları, kullanıcılar, abonelik ve bu web sitesinin ziyaretçileri için veri sorumlusuyuz. Otellerin yazılıma girdiği misafir verileri için ise veri işleyeniz: bu verilerin sorumlusu konakladığınız oteldir ve veriler yalnızca otelin talimatıyla işlenir.
Bir otelin misafiriyseniz, aydınlatma metnini ve haklarınızı kullanma yolunu o otel sunar. Bu sayfa yalnızca HotelDing'in kendi işleme faaliyetlerini ve otellere sağladığı altyapıyı açıklar.
2. Veri sorumlusu olarak işlediğimiz veriler
| Veri | Kaynak | Amaç | Hukuki sebep (KVKK md. 5) |
|---|---|---|---|
| Hesap: ad soyad, e-posta, şifre (karma olarak), rol, otel üyeliği | Sizden (kayıt) ya da sizi davet eden otel yöneticisinden | Hesap açma, oturum, yetkilendirme, güvenlik bildirimleri | Sözleşmenin kurulması ve ifası (5/2-c) |
| Otel bilgileri: unvan, adres, vergi bilgileri, iletişim, fatura ve KBS tesis ayarları | Otel yöneticisinden | Hizmetin sunulması, abonelik faturalaması, yasal bildirim altyapısı | Sözleşmenin ifası (5/2-c); hukuki yükümlülük (5/2-ç) |
| Kullanım kayıtları: işlem günlüğü (kim, ne zaman, hangi işlem), sunucu günlükleri, IP adresi | Hizmeti kullanırken otomatik olarak | Güvenlik, hata ayıklama, kötüye kullanımın önlenmesi, denetim izi | Meşru menfaat (5/2-f); hukuki yükümlülük (5/2-ç) |
| Rezervasyon talep formu (/r/otel): ad, telefon/e-posta, tarihler, not; robot denetimi için istemci özeti | Formu dolduran kişiden | Talebin ilgili otele iletilmesi; hız sınırı ve kötüye kullanım önleme | Sözleşme öncesi talep (5/2-c); meşru menfaat (5/2-f). Talep, veri sorumlusu olan otele iletilir. |
| Destek yazışmaları | Sizden | Talep ve şikâyetlerin yanıtlanması | Meşru menfaat (5/2-f) |
Pazarlama iletisi yalnızca ayrıca verdiğiniz açık rızayla gönderilir; rızayı istediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Web sitesinde reklam ya da davranışsal izleme çerezi kullanılmaz.
3. Oteller adına işlediğimiz misafir verileri
Oteller yazılıma misafir kimlik bilgileri (ad soyad, uyruk, kimlik/pasaport numarası, doğum tarihi), iletişim, konaklama, ödeme kayıtları (kart verisi hariç) ve gelen mesajları girer. HotelDing bu verileri saklar, görüntülenmesini sağlar, yedekler ve otelin talimatıyla siler; kendi amaçları için kullanmaz, analiz etmez, üçüncü kişilere satmaz.
Kimlik belgesi fotokopisi ya da görüntüsü yazılım tarafından kabul edilmez (Kurul ilke kararı, 09.12.2025). Kimlik numarası ve doğum tarihi veri tabanında şifreli saklanır. Kolluğa yapılan Kimlik Bildirme Kanunu bildirimleri ve e-Fatura/e-Arşiv belgeleri otelin yasal yükümlülüğü kapsamında, otelin adına üretilir.
Her otelle KVKK md. 12/2'ye uygun bir veri işleyen sözleşmesi imzalanır; sözleşme taslağı talep üzerine sunulur.
4. Alt işleyenler
Hizmeti sunmak için aşağıdaki sağlayıcıları kullanırız. Listedeki değişiklikler bu sayfada duyurulur ve otellere 30 gün önceden bildirilir.
| Sağlayıcı | Hizmet | Veri konumu |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Veri tabanı, kimlik doğrulama, zamanlanmış işler | Frankfurt, Almanya (AB) |
| Cloudflare, Inc. | Uygulama barındırma, ağ güvenliği, robot denetimi (Turnstile) | Küresel ağ; AB uç noktaları |
| Amazon Web Services (Amazon SES) | İşlemsel e-posta (hesap doğrulama, şifre sıfırlama, sabah özeti) | Frankfurt, Almanya (eu-central-1) |
| Brevo (Sendinblue SAS) — yedek | İşlemsel e-posta (yedek sağlayıcı) | Avrupa Birliği |
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) | Otelin bağladığı WhatsApp numarası üzerinden mesajlaşma (yalnızca otel etkinleştirirse) | ABD / Meta'nın küresel altyapısı; WhatsApp yüküne kimlik numarası girmez |
| e-Fatura özel entegratörü [seçilecek: BirFatura ya da Paraşüt] | Otelin kendi hesabıyla e-Fatura/e-Arşiv belgelerinin GİB'e iletilmesi | Türkiye |
5. Yurt dışına aktarım
Veri tabanı ve e-posta altyapısı Avrupa Birliği'nde (Almanya) bulunur. Yurt dışına aktarım, KVKK md. 9 kapsamında Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmelerle yapılır ve imzalanan sözleşmeler 5 iş günü içinde Kurum'a bildirilir. Bir sağlayıcı standart sözleşmeyi imzalamazsa, Türkiye'deki otellerin verisi Türkiye'de bulunan yönetilen bir bulut hizmetine taşınır; bu durumda bu sayfa güncellenir.
6. Saklama süreleri
- Hesap ve otel verileri: abonelik süresince; sözleşme bitiminden sonra 30 gün dışa aktarım, ardından 90 gün içinde yedeklerle birlikte silme.
- İşlem günlüğü ve sunucu günlükleri: en çok 2 yıl (güvenlik ve denetim).
- Rezervasyon talepleri: otele iletildikten sonra otelin saklama politikasına tabidir; HotelDing'de hız sınırı özetleri 24 saat sonra silinir.
- Fatura ve muhasebe kayıtları: yasal süre (Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu: 10 yıl).
- Misafir verileri: veri sorumlusu olan otelin belirlediği süre; süre sonunda otelin talimatıyla silinir ya da anonim hâle getirilir.
7. Güvenlik
- Her otelin verisi satır düzeyi güvenlikle ayrılır; bir otelin personeli başka otelin verisini göremez ve bu kural her yazılım değişikliğinde otomatik testle doğrulanır.
- Kimlik numarası ve doğum tarihi sütun düzeyinde şifrelenir; şifreleme anahtarı uygulama rolüne kapalıdır.
- Rol bazlı erişim (yönetici, resepsiyon, kat görevlisi); kat görevlisi misafir ve ödeme verisi göremez.
- Tüm bağlantılar TLS ile şifrelenir; yedekler şifreli ve ayrı bir depoda tutulur; işlemler yalnızca eklenebilen bir günlüğe yazılır.
- Veri ihlali öğrenildiğinde ilgili otellere en geç 24 saat içinde bildirilir.
8. Çerezler
Yalnızca zorunlu çerezler kullanılır: oturum çerezi (giriş), dil tercihi ve çalışılan otel seçimi. Rezervasyon talep formunda Cloudflare Turnstile robot denetimi için kendi teknik çerezini kullanabilir. Reklam, analiz ya da üçüncü taraf izleme çerezi yoktur; bu nedenle çerez onayı istenmez.
9. Haklarınız (KVKK md. 11)
Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işlenme amacını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, düzeltilmesini ya da silinmesini isteme, bu işlemlerin aktarılan taraflara bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucuna itiraz etme ve zararınızın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlanır. Başvuru adresi Şirket ve iletişim sayfasındadır. Otel misafirleri başvurularını önce ilgili otele yapar; HotelDing'e gelen misafir başvuruları otele iletilir.
10. Değişiklikler
Bu metin değiştiğinde yeni sürüm bu adreste yayımlanır ve güncelleme tarihi değiştirilir; otel yöneticilerine önemli değişiklikler e-postayla bildirilir.
Son güncelleme: 28.10.2026